會展經濟的蓬勃發展也促進了會展管理的進一步規范。如今，在全國會展業發展較為發達的地方，政府已根據形勢發展的需要，成立了會展管理辦公室（以下簡稱會展辦），來統一協調在本地組織的展覽活動，這對理順各方面關系，促進當地會展業健康、有序、繁榮發展，做出了積貢獻。
當前，我國會展業尚處于發展的初級階段，這個階段會展業發展面臨的一個重要問題就是如何更好地優化辦展環境問題，可全國多數地方尚沒有明確會展業發展主管部門。目前，少數會展業發展較好的地方成立了會展辦，由會展辦履行政府對會展業管理的職責與作用，來引導、促進、規范當地會展業發展。
把好發展方向。在成立會展辦的地方，會展辦一般都掌握有幾百萬、上千萬不等的專項資金，這些資金的用途，顧名思義就是支持會展業發展的專項資金，大部分都用在了當地品牌展會的培育上。因此，會展辦要高度重視這筆資金的使用與管理，使其真正發揮積作用，為當地會展業發展服務。
業內分析認為，這筆資金的主要使用方向應體現在以下幾個方面：用于已成功舉辦多屆、展位較多、影響較好的展會展位補貼；用于當地主導產業、優勢產業類新展會的培育與開發；用于當地會展活動的宣傳與推介等方面。會展辦通過資金的分配與使用，積引導辦展的發展方向與當地產業發展趨向而行。
充分發揮協調職能。現在，很多地方的展會都出現了惡性競爭現象。比如，某省會城市有兩個自行車展舉行，這兩個自行車展開展的日期前后僅僅相差兩三天，一個規模大，一個規模小，參展商發現此展非彼展，彼展非此展，到底參加哪個展好呢？兩個展會各自的組辦單位都在暗地里較勁兒，爭搶參展商，不僅損害了兩個組展單位間的關系，而且給當地的辦展環境造成了不良影響。業內人士把此現象歸結為同題材展會的競爭，也有的叫“搶會”。一個具有10多年辦展經驗的優秀人士曾表示，這種“搶會”能成功嗎？回答是肯定的。也就是說，你這個公司辛辛苦苦培育出來的品牌展會，有可能被別人“搶走”。
對于類似這樣的問題，會展辦就應當出面“協調”了，要么合并同類項，讓這兩個展會合并，要么拉長兩個展會分別舉辦的間隔時間。在這方面，大連市展覽辦發揮了十分積的作用。比如，2007年8月、9月，大連市原計劃舉辦兩場美容美發類展會，但考慮到兩個展會在開展時間上僅差一個多月，不利于會展產業發展，大連市展覽辦便積協調兩家組展單位———沈陽紅馬展覽廣告有限公司和大商展覽有限公司，促成了雙方聯合辦展，避免了惡性競爭。
充分發揮服務職能。會展辦作為政府機構，政府是服務社會的，當然會展辦也就是服務會展企業的。
在如今的會展市場上，辦展機構多數是民營企業。調查發現，絕大多數企業規模小、實力弱，且生存較為困難，這些企業在辦展過程中用于“擺平”工商、稅務、消防、安全保衛、衛生等各方面關系的費用支出幾近于招展的費用，甚至還要高。
比如，某城市區政府組織了一個文化節，即便開展前區政府有關部門已經召集有關部門開了協調會，但各種各樣的“吃、拿、卡、要”使得辦展單位不得不動用大量資金，并安排幾個人去處理各方面關系。更有甚者，展會明天上午8點就要開會，今天下午都下班了，消防安全書都沒有辦下來，沒有消防安全書，辦展單位就沒法到工商部門領取辦展批文，不能領取批文，就意味著你這個展會不合法。怎么辦？只好用“錢”來消災，等到展會快結束了，批文也“補辦”下來了，證明了你這個展會不違法，不被處理。
鑒于如此種種情況，會展辦應發揮職能作用，協調工商、消防、公安、衛生、稅務等部門設立一站式服務大廳，規定在幾個小時或者半天時間內，讓辦展單位集中辦完所有手續。如果說建立一站式服務大廳條件不允許，也可以協調辦展會所涉及到的有關部門在每周固定的某個時間，統一集中辦理舉辦展會的有關手續。
如今，全國各地已成立的會展辦、展覽管理辦公室已達幾十家。建議，中國貿促會、國家商務部等單位應盡快專門組織全國各地的會展辦、展覽管理辦公室年會、交流會，對會展辦、展覽管理辦公室的職責，尤其是會展辦、展覽管理辦公室在優化辦展環境方面的經驗或做法等，定期進行集中探討，這對于促進我國會展業的健康發展非常必要。
上一篇：在會展營銷中如何巧妙“耍手段”
下一篇：把握會展中的營銷手段
